En pocas palabrasCada lunes el ingeniero repartía efectivo a sus choferes para gasolina y cada viernes faltaban tickets. Ahora les da vales con folio y vencimiento: sólo compran combustible, se escanean en la tableta como un billete, se cancelan si los roban y dicen en qué estación y qué combustible se cargó.
Lunes, 7:30 de la mañana. El ingeniero de una constructora de la ciudad tiene nueve camionetas y un sobre por chofer: $600 en efectivo para la gasolina de la semana.
El viernes junta los tickets. Uno trae $450 y dice que gastó $600. Otro perdió el ticket. Un tercero cargó, sí, pero no se sabe dónde ni qué. Nadie se robó nada que se pueda probar, y aun así cada viernes el ingeniero pone de su bolsa lo que no cuadra.
El martes pasa a la Estación Norte y se lo dice a Carmen, la gerente:
—Quiero que mi dinero sólo sirva para gasolina.
Un vale es un billete que sólo compra combustible
Carmen le vende $36,000 en vales: 72 de $500, cada uno con su folio, su importe y su vencimiento, el 31 de marzo. El ingeniero paga y firma la hoja de entrega con los folios. Desde ese momento, cada vale es suyo y está a su nombre en el sistema.
Los vales no se gastan en otra cosa: en la isla sólo compran combustible. El papel dice cuánto vale y hasta cuándo.
Miércoles, 6:15 de la tarde. Uno de sus choferes llega a la isla de Beto. Beto escanea el vale con la tableta y se aplica en automático, como si fuera un billete: la carga queda pagada y lo que Beto debe entregar en efectivo baja sola. Beto no teclea nada.
Jueves: le roban la guantera
Jueves, 9:40 de la mañana. Al chofer de la camioneta 4 le rompen el vidrio en una obra y se llevan la guantera con diez vales, del folio 4501 al 4510: $5,000.
El ingeniero le llama a la estación. En la oficina, Hugo apaga ese rango de folios en ese momento, con el motivo escrito. Queda apagado en todas las islas.
Esa misma tarde alguien llega a la isla de Itzel con el vale 4503. Itzel lo escanea y la tableta no lo pasa: “Vale desactivado”. Itzel no tiene que discutir ni decidir nada. El intento queda escrito con la hora y la estación, y el ingeniero no pierde esos $5,000 en la gasolina de otro.
Lo mismo con un vale vencido: después del 31 de marzo, la tableta no lo pasa.
Fin de mes: dónde y qué cargaron
El día 30, el ingeniero pregunta lo que antes no tenía cómo saber: ¿dónde cargan mis choferes?
Cada vale tiene su historia: cuándo se vendió, en qué estación se canjeó, a qué hora y qué combustible se cargó. Las nueve camionetas son de diésel, y la historia de cada vale lo confirma. Si un día aparece un vale aplicado a gasolina premium, el ingeniero ya tiene la pregunta exacta para el chofer, con fecha y estación.
El viernes ya no hay sobres ni tickets perdidos. Hay vales con folio.
Lo que gana la estación
Don Ramiro, el dueño, lo ve desde el otro lado:
- Cobra por adelantado. Los $36,000 entraron el martes; el combustible sale durante meses.
- El cliente regresa. Sus vales se canjean en sus estaciones, no en la de enfrente.
- Sabe qué falta por cargar. El sistema dice qué vales siguen sin usarse y cuáles vencen en los próximos 30 días, para llamar al cliente antes de que venzan.
- Lo que vence sin usarse se queda en la estación. El cliente pagó combustible que nunca cargó.
La pregunta de esta semana
Tu mejor cliente con varias unidades, ¿cómo le paga la gasolina a sus choferes? Si la respuesta es “en efectivo”, cada viernes alguien pone de su bolsa lo que no cuadra. Y esa venta podría ser tuya por adelantado.
Cómo se registra en tu contabilidad lo que vence sin usarse lo decide tu contador. Portal Gasolinero te ayuda a llevar la cuenta de cada vale; su tratamiento fiscal debe apegarse a la legislación de cada país.
¿Quieres ver los vales del ingeniero en la pantalla?
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