En pocas palabrasDos lunes en la misma oficina de una gasolinera. En uno suena el teléfono: el mejor cliente de flotilla quiere saber cuánto lleva y la gerente suma a mano mientras él espera. En el otro no suena, porque el chofer acerca su tarjeta a la tableta y su patrón ve en su portal lo que lleva cargado.
Don Gaspar tenía $680 más en su papel que Carmen en el suyo, y llamó a las 8:10 para decírselo.
Es encargado de transportes de una empresa de reparto con doce camionetas, el mejor cliente de flotilla de la estación, y es la cuarta vez en el mes que llama con la misma pregunta: “¿Cuánto llevamos cargado? A las nueve se lo tengo que dar a mi director.”
Carmen, la gerente, abre la libreta en la hoja de Don Gaspar, la que tiene una mancha de aceite en la esquina. Suma con la calculadora mientras él espera en la línea. Treinta y una cargas desde el día primero, cada una con su fecha, su camioneta y su importe.
—Treinta y ocho mil cuatrocientos veinte.
Don Gaspar se queda callado un segundo. Trae $39,100, según los tickets de sus choferes.
—Carmen, de tu lado me faltan seiscientos ochenta pesos.
Los dos tienen un papel en la mano.
—Déjame revisarlo y te marco.
Cuelga, saca del cajón los tickets del mes y empieza a cotejarlos, carga por carga y camioneta por camioneta. A las 10:40 lo encuentra: un domingo, camioneta 7, $680. Está en el ticket del despachador y nunca pasó a la hoja.
Nadie se robó nada y nadie mintió. Pero Don Gaspar dio su cifra a las nueve sin saber de qué lado estaba el error, y Carmen perdió la mañana.
Una libreta sólo contesta cuando alguien la abre
La cuenta del mejor cliente vive en una libreta y en la memoria de la gerente. No es descuido de Carmen. Cada saldo cuesta una llamada, y cada llamada cuesta tres cosas que no salen en ningún reporte: una mañana de oficina, una cifra que se discute según quién guardó mejor el papel, y una costumbre torcida, la de que el cliente que más compra sea el que más tiene que preguntar.
El martes, 6:41
Orlando, chofer de Don Gaspar, llega a la isla 1 con la camioneta 7. Saca su tarjeta de flotilla y la acerca a la tableta del despachador. Bip. La tableta pide el chofer y su NIP; Orlando lo teclea, se captura el monto, se cobra. Cargó.
El cobro queda en la cuenta de su empresa y se ve en el portal de Don Gaspar, con su chofer y su hora. Nadie lo anotó en una hoja. Y para el cierre de turno de esa isla, la carga es lo que es: una venta que no se pagó en efectivo, con su dispensario y su hora. El despachador no tiene que explicar billetes que nunca existieron.
Qué cambia con Portal Gasolinero
- Tus clientes de flotilla pagan acercando su monedero a la tableta: tarjeta física, chofer con su NIP, y listo.
- La cuenta vive en el sistema, no en una libreta ni en la memoria de la gerente.
- Cada cliente ve en su propio portal lo que debe y cada carga, sin llamarte.
- Y tu gerente deja de ser la única que sabe cuánto lleva cada cliente.
El otro lunes
8:10. Carmen llega con su café y se sienta junto al teléfono por costumbre. En su oficina de transportes, Don Gaspar abre el portal de su empresa y ve lo que debe y cada carga del mes, la del domingo incluida. A las nueve ya tiene su cifra para el director y no le queda nada que preguntarle a nadie.
El teléfono no suena. La hoja manchada de aceite sigue en la libreta, pero dejó de ser la cuenta de Don Gaspar. Carmen tarda hasta media mañana en darse cuenta de qué falta en la oficina: la llamada de las 8:10.
Esa tarde el teléfono suena una sola vez. Es Don Ramiro, el dueño, desde otra ciudad.
—¿Alguna novedad?
—Ninguna. Hoy no llamó Don Gaspar.
—¿Se fue?
—No. Ya no tiene que llamar.
La pregunta de esta semana
Pregúntate: “¿Cuántas veces al mes me llama mi mejor cliente de flotilla para preguntar cuánto lleva? ¿De dónde sale la respuesta?” Si sale de una libreta o de la memoria de tu gerente, cada respuesta es una llamada. Esa es la llamada de las 8:10, repetida cada mes.
La frase para decirlo en la sala: “El chofer acerca la tarjeta y su patrón ve en su portal lo que lleva, sin llamarte.”
¿Quieres ver el portal del cliente de flotilla en la pantalla?
¿Tu cierre vive en Excel o en una libreta? Descarga la plantilla de Excel.
¿Prefieres medirlo con tus turnos? Así es el piloto de 30 días.
