Retiro de efectivo en gasolinera: folio

En pocas palabras

Sábado, nueve de la noche: la isla 3 lleva cinco horas vendiendo en efectivo. ¿Cuánto trae ahora y cuánto salió ya a bóveda? Aquí cada retiro lleva folio y fajilla impresa, y la tableta le avisa al despachador cuándo le toca retirar.

Sábado, nueve de la noche. La isla 3 lleva cinco horas vendiendo mucho efectivo, y Marisol ya pasó dos veces —a las 7:20 y a las 8:35— a dejar un paquete de dinero a la oficina. ¿Cuánto efectivo hay en esa isla ahora, cuánto salió ya a bóveda, y con qué papel?

En muchas estaciones la respuesta es “lo que el despachador diga” y “lo que el gerente se acuerde”. El dinero se movió, pero no quedó escrito. Aquí ese movimiento lleva dos cosas: un folio y una fajilla.

Por qué se retira: el efectivo en la isla es un riesgo

Retirar no es un trámite: es la forma de no tener demasiado efectivo a la mano. Mientras más dinero trae una persona en la isla, más cosas pueden salir mal:

Se puede caer o perder. Un fajo grueso en la bolsa del uniforme, entre una carga y otra, se cae.
Pueden asaltarlo. El despachador con más efectivo es el que más se arriesga, y lo que trae encima es lo que se pierde.
El seguro no lo cubre todo. El seguro contra robo suele proteger sólo cantidades bajas en la isla; lo que pase de ahí corre por tu cuenta.

Por eso el efectivo se manda a bóveda en cuanto se junta, en paquetes amarrados con su fajilla. Lo que sigue es cómo queda escrito cada uno.

Un retiro es dinero que sale de la isla

Un retiro es efectivo que el despachador saca de su isla y manda a bóveda antes de cerrar. Se registra desde la tableta, con la isla y la persona: de qué dispensario salió y quién lo capturó. Cada fajilla lleva el folio del talonario que ya usa la estación —al escribirlo se enciende el botón de registrar—, y un retiro se anula, no se borra: queda con quién, cuándo y por qué. Y si con las prisas alguien teclea dos veces el mismo folio en el turno, el sistema lo rechaza: un folio es un paquete y sale una sola vez.

Una fajilla impresa junto al talonario de folios

La fajilla mide 14.5 centímetros

Lo que sale de la impresora no es un papel para una carpeta: es la fajilla con la que se amarra el paquete de dinero. Dos copias de 6 centímetros, un centímetro en blanco para el canto del paquete y una cola de centímetro y medio para la cinta. Al doblarla, cada copia cae en una cara del paquete, con la estación, la fecha, el despachador, el turno, el folio, el importe resaltado y dos líneas de firma: quien entrega y quien recibe. Quien abra la bóveda sabe de qué isla es cada paquete.

La fajilla sale de la tableta con impresora. El gerente también puede registrar el retiro desde el portal con el folio de papel, y entra al cuadre igual.

El aviso es para el despachador, en su tableta

El aviso de retiro suena en la tableta del despachador cuando lo que trae pasa la cifra que fijó el dueño en pesos, y su “Entendido” queda anotado con la hora, aunque no haya internet. El aviso vuelve a contar desde cero cuando se registra un retiro. Después, en el turno, el gerente ve a quién se le avisó y cuánto tardó en retirar; el criterio es de quien conoce la estación.

Los retiros foliados del turno — Los retiros de la isla, con folio y hora.

Cómo entra el retiro al cuadre

Lo que una isla debe entregar en efectivo es la venta, menos lo que no fue efectivo, menos los retiros del turno. Cada fajilla con folio baja ese esperado en el momento.

En la isla 3, la venta fue de $58,300; $17,300 se cobraron con tarjeta y vales; salieron tres fajillas de $2,500 —a las 7:20, a las 8:35 y a las 10:15—, $7,500 en total. Al cerrar, el sistema espera $33,500. Marisol entrega $33,500 y su isla cierra en cero; en bóveda hay tres paquetes con fajilla, folio y su nombre.

Si una fajilla de $2,500 hubiera salido sin registrarse, la isla habría cerrado con un faltante de $2,500 que nadie podría explicar, y en bóveda habría un paquete sin dueño. El dinero estaría completo y el cierre no.