En pocas palabrasDía dos del mes: Tere importa a CONTPAQi la póliza de cada día, que el sistema ya hizo, y cierra octubre sin llamar a ningún gerente.
Es día dos del mes. Tere lleva la contabilidad de las tres estaciones de Don Ramiro y abre la lista de pólizas —el asiento contable de cada día—: el 28 todavía no tiene la suya.
Va a la bandeja: el turno nocturno de la estación norte sigue en revisión, la oficina lo devolvió una vez con motivo y el gerente ya lo reenvió. En el historial ve el porqué: la isla 2 salió con un faltante de $160, motivo “vuelto mal dado”, y quién envió el turno a revisión. En vez de un cero, un renglón con isla, persona y motivo.
Antes, ese mismo día dos era una llamada a cada gerente y un depósito sin dueño. Esa tarde la oficina confirma el turno, el día 28 cierra en automático y su póliza aparece en la lista. Tere importa en CONTPAQi las pólizas que el sistema ya hizo y cierra octubre. No tuvo que llamar a nadie.
Lo que hoy le llega: un cero y unas fotos
En muchas estaciones, al contador le llega cada turno en cero —porque el sistema no deja cerrar con diferencia— y fotos por WhatsApp del cierre en papel. Con eso captura lo que le dicen, y cuando el depósito no cuadra, la explicación es una llamada, no un documento.
Portal Gasolinero hace tus pólizas para CONTPAQi
Tu contador ya no arma la póliza a mano: Portal Gasolinero la hace cada día, una por empresa, en el formato del importador de pólizas de CONTPAQi, lista para importarse, con cada estación como su segmento de negocio. Lleva lo vendido, cómo se cobró y el faltante o sobrante, y sale cuando la oficina confirmó todos los turnos del día. Lo que tiene su propio papel —la venta de vales, los gastos, los envíos de valores— se registra con su CFDI, su factura o su ficha del banco, como hoy.
Si un día cerrado se corrige, sale la versión 2 con el mismo folio y la lista dice “cambió después de descargarse”. Y cada día sale, por estación, su resumen en PDF.
El historial: quién tocó qué
El faltante fuera de tolerancia lleva su motivo y quién envió el turno a revisión; si alguien cambia una cifra después de enviarlo, el sistema lo enseña; y cada devolución de la oficina queda contada. Lo contamos en los artículos de la firma y de la entrega.
El cierre del mes: cuando lo cierras, ya no se mueve
Con permiso del dueño, el contador cierra el mes con su propio usuario. Antes, el sistema le dice qué falta, y sólo frena lo que cambiaría la póliza. Cerrado el mes, nada con fecha de ese mes se mueve; para corregir, quien tiene el permiso lo abre con motivo y lo vuelve a cerrar, y queda escrito quién, por qué y qué días cambiaron.
El checklist del día uno
- Las pólizas de todos los días, y cuáles salieron en versión 2.
- Los días sin póliza todavía, y qué turno los detiene.
- Los turnos que la oficina devolvió, cuántas veces y por qué.
- Los faltantes fuera de tolerancia, con su motivo y quién envió el turno a revisión.
- Los días declarados sin operación, para no confundirlos con días sin venta.
El resto de lo que el contador ve con su propio usuario está en la página para contadores.
Cómo se registra en tu contabilidad lo decide tu contador. Portal Gasolinero te ayuda a llevar la cuenta; su tratamiento fiscal debe apegarse a la ley.
¿Llevas la contabilidad de una gasolinera? Mira lo que verías con tu propio usuario.
¿Quieres ver la póliza de Tere en la pantalla? Agenda una demo de 15 minutos.
¿Prefieres medirlo con tus turnos? Así es el piloto de 30 días.
